Leitura rápida:

  • GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos – é o uso de softwares e tecnologia para gerenciar todo o processo de formação, armazenamento e compartilhamento de documentos;
  • O GED apresenta uma série de benefícios, como redução de custos e do impacto ambiental, agilidade para localização de informações, melhoria nos processos de gestão de documentos e aumento na segurança e confidencialidade;
  • Algumas da funcionalidades do GED incluem notificações sobre a movimentação dos documentos, conversão do texto em informação pesquisável e configurações de acesso e permissão para visualização e edição para grupos ou departamentos específicos;

Se sua empresa resolvesse participar de uma licitação, quanto tempo levaria para localizar os documentos necessários? E se precisasse encontrar um contrato antigo que foi contestado judicialmente, por exemplo? 

Agora pense em quanto sua empresa gasta com papel, armazenamento físico e manutenção de documentos. Você seria capaz de avaliar? Dependendo do porte da empresa, estima-se que cerca de 10 mil folhas de papel sejam utilizadas anualmente por funcionário. 

É nesse contexto que o GED, sigla para Gestão Eletrônica de Documentos, se apresenta como uma solução muito mais eficiente para a produção, organização e redução de custos com documentação. 

Neste artigo, vamos apresentar o GED, suas tecnologias e como ele pode melhorar os processos de produção, armazenamento e recuperação de documentos, além de reduzir custos. 

Confira o que você vai ler: 

O que é GED?

Eficiência do GED

Algumas funcionalidades do GED

Ficou interessado?

O que é GED?

GED é uma sigla para Gestão Eletrônica de Documentos – essa abordagem usa a tecnologia com o objetivo de melhorar a eficiência e economia na produção e uso de documentos. O princípio do GED é disponibilizar a informação necessária, para as pessoas certas, no momento ideal. 

Um bom sistema de GED facilita o controle, armazenamento, consulta, compartilhamento,  recuperação e atualização  de documentos no meio digital. A Gestão Eletrônica de Documentos permite acessar de forma ágil e segura documentos em diversos formatos, como PDF, arquivos de Word, imagens, áudios, vídeos, entre outros. 

No GED, é possível tanto criar documentos eletronicamente quando digitalizar documentos físicos. Assim fica mais simples e eficiente reunir, consultar e controlar as informações da empresa. 

Eficiência do GED

Algumas pesquisas indicam que as empresas despendem, em média, 2 horas por dia procurando documentos físicos. Além disso, estima-se que cerca de 3% dos custos são direcionados para gastos com papel ou armazenamento de documentos. 

Um sistema GED acaba com todos esses problemas e custos. Além disso, há ganhos com a segurança: documentos em papel sofrem desgaste com o tempo e podem ser danificados devido a fatores ambientais como umidade ou calor.  No GED, os documentos podem ter backup na nuvem ou local. 

Por fim, o GED também contribui para a redução do impacto ambiental, já que há a diminuição considerável do uso de papel e impressões. 

Benefícios do GED na sua empresa

Implantar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na sua empresa traz uma série de benefícios. Os processos administrativos, por exemplo, são bastante facilitados. 

Todo o processo de produção, recebimento, organização, busca e compartilhamento de informações se torna simples e seguro.  Além disso, o controle de processos também é otimizado. 

Outro benefício que vale destacar  que fica mais fácil acompanhar o documento ao longo de todas as suas fases. É possível que um gerente seja notificado sobre novas movimentações do documento e sobre prazos, por exemplo. 

Além da redução de custos, o GED também melhora a integridade e a confidencialidade dos documentos. É possível atribuir permissões para cada documento, tanto para visualização quanto edição.  

O GED também aumenta a produtividade, pois fica fácil localizar as informações (é possível pesquisar palavras-chave e localizar documentos que as contenham) e diversos processos podem ser automatizados. 

Algumas funcionalidades do GED

  • Gestão inteligente de documentos: automatização de fluxos de trabalho, melhorando a produtividade. Permite encontrar e gerenciar documentos e informações a partir de qualquer dispositivo, independentemente de onde os documentos estiverem armazenados.
  • Conversão de texto em conteúdo pesquisável
  • Notificação por e-mail de distribuição de documentos
  • Restrição de acesso por grupos ou departamentos
  • Remoção de páginas em branco e limpeza de documentos, reduzindo o tamanho dos arquivos

Ficou interessado?

Se a sua empresa precisa melhorar a organização e gerenciamento de documentação, além de reduzir custos com produção e armazenamento de documentos, considere a implementação de um sistema GED. 
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