Digitalização e Armazenamento de Documentos

Leitura rápida:

  • Digitalização de documentos significa converter documentos físicos, em papel, para o formato digital;
  • A digitalização traz benefícios semelhantes aos dos documentos digitais (que já nascem no meio digital), como a rápida localização e compartilhamento de documentos, mais segurança no armazenamento e acesso às informações e redução de custos com armazenamento físico;
  • Um bom sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é necessário para que o armazenamento, categorização, visualização e compartilhamento desses documentos seja o mais eficiente possível.

A digitalização de documentos é uma forma inteligente para reduzir tanto o tempo de localização de documentos na empresa quando o custo com armazenamento físico e melhorar a segurança desse armazenamento. 

Neste post, vamos explorar com mais detalhes todos esses benefícios da digitalização e armazenamento de documentos e mostrar como a produtividade melhora enquanto os custos diminuem. Acompanhe: 

O que você vai encontrar neste artigo: 

O que é digitalização de documentos?

Quais os benefícios da digitalização de documentos?

Armazenamento de documentos digitalizados

Ficou interessado?

O que é digitalização de documentos?

Basicamente, a digitalização significa converter um documento físico (geralmente em suporte papel) em um documento digital. Em geral, isso é feito escaneando-se o documento original, que será salvo em um formato digital, como o PDF. 

Confirme já falamos no post sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), trabalhar com documentos digitais ajuda a deixar a documentação da empresa mais organizada, facilitando muito pesquisar e encontrar os documentos e informações necessárias. 

Além disso, os colaboradores podem acessar esses documentos de qualquer lugar, como no home office (principalmente com o atual cenário em que essa  realidade está presente no cotidiano de muitas empresas) ou em uma viagem de trabalho. 

Com documentos digitais (que já foram criados digitalmente) e digitalizados associados a uma boa gestão de documentos, torna-se muito mais fácil e eficiente acessar, localizar e compartilhar informações na sua empresa. 

Quais os benefícios da digitalização de documentos? 

Digitalizar documentos físicos traz uma série de benefícios. Conforme já explicado, trabalhar com arquivos digitais facilita a localização e compartilhamento de documentos. 

Localização de informações:

Estima-se que os colaboradores levem cerca de duas horas em média para localizar documentos físicos, por exemplo. Já com um bom sistema GED esses mesmos documentos podem ser encontrados em minutos. 

Segurança dos documentos:

Além disso, a digitalização evita os prejuízos com danos físicos aos documentos, como a deterioração do papel (como sujeira, amarelamento, manchas, etc) ou mesmo a destruição dos documentos por acidentes como incêndios, umidade ou folhas rasgadas. 

Por outro lado, se a empresa conta com um bom sistema GED, esses documentos ficam protegidos com mais eficiência, com backups físicos e na nuvem. Além disso, é possível atribuir níveis de permissão de modo que cada documento só fique acessível para as pessoas certas. 

Por fim, a digitalização também reduz custos com os locais físicos para o armazenamento dos documentos, já que o espaço só tende a aumentar com o tempo, assim como os custos para manter e preservar essa documentação. 

Organização dos documentos e informações:

Bons sistemas GED são capazes de organizar os documentos de diferentes formas, não só pelo tipo como também pelo conteúdo. Além disso, o GED inclui tecnologia de reconhecimento de caracteres, capazes de transformar a informação de um documento físico em texto pesquisável. 

Isso facilita e agiliza a localização de documentos e informações, além de facilitar o controle da tramitação dos documentos. Dessa forma, a produtividade também aumenta, já que o tempo que seria gasto para localizar os documentos agora pode ser empregado em algo mais útil. 

Armazenamento de documentos digitalizados

A forma mais simples de armazenar documentos digitalizados é simplesmente manter os arquivos em um servidor da empresa, porém não é a maneira mais segura. 

Além do armazenamento local, é interessante ter cópias de backup e também contar com serviços de armazenamento na nuvem, de modo que os documentos estejam acessíveis de qualquer lugar. 

Contar com um bom sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é fundamental, pois além de armazenar os documentos, é preciso que a localização, a consulta e o compartilhamento das informações seja ágil e eficiente.  Saiba mais sobre a importância do GED em nosso post específico sobre o assunto. 

Ficou interessado? 

Se este post foi útil para você, recomendamos que leia também nosso artigo sobre GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e Assinatura Digital para saber como reduzir custos com a produção, gerenciamento e armazenamento de documentos na sua empresa.
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