Leitura rápida:

  • ECM é uma sigla para Enterprise Content Management, ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial;
  • Trata-se de um modelo mais abrangente que a Gestão Eletrônica de Documentos, pois organiza todo o tipo de conteúdo digital, além de gerenciar o fluxo de trabalho e otimizar processos;
  • Entre os principais benefícios para as empresas estão a redução dos custos de armazenamento, a redução de conteúdos duplicados, a otimização de processos e a facilidade para encontrar informações.

ECM é uma sigla para Enterprise Content Management, ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial.

O ECM pode ser visto como uma evolução natural da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para acompanhar as transformações pelas quais as empresas passaram ao lidar com informação.

Neste post, vamos detalhar melhor o que é o ECM, como ele ajuda a organizar as informações da sua empresa e explicar as diferenças entre GED e ECM.

Confira o que você vai ler a seguir:

O que é ECM?

Diferenças entre ECM e GED

Por que usar ECM na sua empresa

Principais benefícios do ECM

Ficou interessado?

O que é ECM?

O Enterprise Content Management (Gerenciamento de Conteúdo Empresarial) é um conjunto de tecnologias utilizadas para gerenciar o ciclo de vida da informação não estruturada das empresas.

O ECM abrange as fases de criação ou captura, armazenamento, controle de versão, indexação, gerenciamento, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivo, relacionando os conteúdos com processos de negócio.

No dia a dia das empresas, o ECM é utilizado para gerenciar tanto documentos quanto diversos outros tipos de informações digitais escaneadas, digitadas ou criadas de outras formas.

A principal finalidade do ECM é agilizar todo o ciclo de vida das informações da empresa por meio do gerenciamento automatizado de informações. O ECM cuida de todo o fluxo de conteúdo e o acesso às informações e documentos se torna mais ágil e transparente.

Diferenças entre ECM e GED

Basicamente, o ECM é uma evolução do GED. Enquanto a Gestão Eletrônica de Documentos cuida basicamente de documentação em formato de imagem, PDF ou documentos digitais, o ECM lida com os mais diversos tipos e formatos de conteúdo digital.

Isso inclui documentos, apresentações, planilhas, vídeos, músicas, bancos de dados, projetos em 3D e todo o tipo de arquivo digital.

Pense bem: as empresas hoje em dia não lidam com informações apenas em formas de documentos. As informações estão em todo o tipo de formato: das planilhas da contabilidade e banco de dados de fornecedores e clientes até apresentações e vídeos institucionais. O ECM foi pensado para gerenciar tudo isso.

Além disso, outra diferença fundamental é que que o GED tem como escopo apenas a gestão dos documentos em si. O ECM vai além, preocupando-se com o fluxo de trabalho e dos processos.

Por fim, o GED pode ser visto como uma forma de gerenciar documentos entre os departamentos, enquanto o ECM gerencia todas as informações da empresa.

Por que usar ECM na sua empresa

As empresas lidam com um número cada vez maior de informações. Em geral, esse conteúdo acaba ficando disperso entre computadores, servidores e dispositivos de diversos departamentos e colaboradores.

Negligenciar o gerenciamento dessas informações faz com que, como tempo, seja cada vez mais demorado e difícil encontrar a informação certa, na hora certa para o objetivo certo.

Dessa forma, não conseguir encontrar a informação necessária no momento em que ela for mais relevante não trará vantagem competitiva.

Nesse sentido, ficar armazenando grande volume de conteúdo sem conseguir acessar a informação adequada quando for mais preciso torna-se apenas um custo ineficiente.

Assim, o ECM é utilizado para otimizar processos operacionais, reduzir custos e garantir que as informações da sua empresa estão sendo tratadas de acordo com as melhores práticas de armazenamento, segurança e disponibilização.

Principais benefícios do ECM

Podemos destacar, entre os principais benefícios do ECM, os seguintes:

Centralização da informação: o conteúdo é armazenado em uma plataforma centralizada, de modo que seja facilmente localizado e acessível, em vez de ficar espalhado por diversos computadores e departamentos.

Redução de conteúdo duplicados: reduzir informações que estão duplicadas desnecessariamente em vários locais reduz o custo de armazenamento, já que mais espaço é liberado.

Facilidade de localizar informações: O ECM permite encontrar mais facilmente o conteúdo necessário, controla o fluxo de trabalho e utiliza mecanismos para manter a informação segura.

Melhoria nos processos: o ECM ajuda a eliminar gargalos nos processos, reduzir o armazenamento de dados, manter a integridade da informação e reduzir o excesso de dados a ser analisados.

Ficou interessado?

Se a sua empresa precisa melhorar a organização e gerenciamento de informações, além de reduzir custos com produção e armazenamento de documentos e conteúdos digitais, considere a implementação de um sistema ECM.

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