Como a Gestão Eletrônica de Documentos Economiza tempo e Facilita Processos

Você já parou para pensar em quanto tempo é desperdiçado na sua empresa só para encontrar ou organizar documentos?

Cerca de 93% dos profissionais já tiveram ou têm dificuldades de encontrar documentos porque o arquivo foi mal nomeado ou salvo em uma pasta em local ruim de encontrar.

Tão assustador quanto é o dado de que 83% dos profissionais já tiveram que refazer um documento porque não conseguiram encontrar o arquivo que já existia na rede da empresa.

Neste post, vamos explicar o papel fundamental da Gestão Eletrônica de Documentos para evitar que situações como essa ocorram no dia a dia da empresa e atrapalhem a produtividade e os processos. Confira.

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um serviço que otimiza todo o processo de produção de documentos.

Sistemas GED utilizam a tecnologia com o objetivo de melhorar a eficiência e economia na produção e utilização de documentos. O princípio do GED é disponibilizar a informação necessária, para as pessoas certas, no momento ideal.

Para isso, a GED identifica com precisão os custos de produção de documentos e auxilia sua empresa a gerenciar melhor o tempo e os recursos que são desperdiçados. Além disso, cria um ambiente sob medida para reduzir os custos globais e o impacto sobre o meio ambiente.

Como o GED ajuda no dia a dia da empresa?

Existem várias soluções GED, cada qual com seus recursos e otimizações. Esses sistemas, em geral, utilizam metadados ou mesmo inteligência artificial para encontrar documentos e informações.

Organização mais inteligente de documentos

Os sistemas GED classificam documentos de acordo com uma série de dados sobre ele: quem criou, sobre o que é o documento, a qual cliente se refere o documento, qual é o tipo de documento, a que área pertence, quando foi criado, etc.

Essa forma de organização é mais eficiente do que o tradicional método por pastas pois independe da disciplina e senso de organização de quem está salvando os arquivos.

Integração de fontes de dados e documentos

Em geral, as empresas utilizam cerca de 3 locais distintos para armazenar seus documentos: o HD do próprio computador onde ele foi criado, no servidor em rede e em soluções de backup ou armazenamento em nuvem.

Com o sistema GED todos esses repositórios são integrados e podem ser visualizados no mesmo local, fazendo com que a informação fique mais acessível e possa ser utilizada de maneira mais eficiente.

Além disso, bons sistemas GED permitem que você pesquise inclusive por palavras-chave que estejam no conteúdo do corpo do documento.

Isso facilita ainda mais a localização dos documentos, pois muitas vezes esquecemos o nome que demos ao documento ou onde salvamos, mas lembramos do que escrevemos ou sobre o que ele tratava.

Conteúdo onde você estiver

Se você viaja muito a trabalho ou passa muito tempo fora do escritório, também pode se beneficiar da GED.  Alguns sistemas permitem acessar todos os documentos pelo celular, inclusive se estiver offline.

Com o smartphone, você também pode tirar fotos de recibos ou outros documentos e arquivá-los automaticamente no sistema.

Colaboração otimizada

Precisa compartilhar um documento com uma filial, departamento ou fornecedor? Em vez de enviar uma cópia do arquivo, com a GED você envia um link para o documento, com o qual a pessoa pode visualizar ou editar o arquivo.

Se sua empresa possui processos de aprovação de documentos, como contratos ou pedidos de compras, você também pode automatizá-los via GED, assim o gestor consegue controlar cada etapa do procedimento.

Redução de documentos em papel

Os sistemas GED também trabalham com a técnica OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres): ao escanear um documento, o conteúdo textual é reconhecido e transformado em texto selecionável e pesquisável.

Assim, sua empresa pode digitalizar os documentos físicos e se beneficiar da agilidade da GED para organizar e encontrar as informações.

Ficou interessado?

Já passou por situações em que teve dificuldade de encontrar documentos importantes ou perdeu muito tempo para encontrar um arquivo e se interessou pelas possibilidades da Gestão Eletrônica de Documentos? Entre em contato com a AP Networks e saiba como podemos ajudar.

Atuamos há mais de 15 anos no mercado, formando parcerias de sucesso e temos contratos flexíveis e o nível de qualidade e atendimento que certamente atenderão suas necessidades.

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