5 Dicas para Reduzir Custos com Impressão

Você já imprimiu documentos que, pensando melhor, não tinham necessidade de serem impressos? Certamente todos já passamos por essa situação. Imagine esse comportamento se multiplicando por diversos colaboradores da empresa. Quanto mais pessoas, mais impressões desnecessárias, mais custos e mais desperdício.

Nesse contexto, ser mais consciente quanto ao que é impresso e utilizar alguns recursos para economizar tinta e papel não ajuda a reduzir custos como também tem impacto positivo no meio ambiente.

Pensando nisso, listamos 5 dicas para que você reduza custos com impressão na sua empresa. Acompanhe!

Quer ir direto para uma dica específica? É só clicar neste índice:

1 – Imprima somente o estritamente necessário
2 – Aproveite melhor as folhas
3 – O modo rascunho é seu amigo
4 – Ajuste o conteúdo ao papel
5 – Outsourcing de impressão
Ficou interessado?

1 – Imprima somente o estritamente necessário

Você já deve ter lido em algumas assinaturas de e-mails: antes de imprimir, pense no meio ambiente.

Isso porque há pessoas que imprimem quaisquer e-mails, resumos de ideias ou levantamentos preliminares de dados para mostrar a um companheiro de departamento ou levar a reuniões. Logo em seguida, os papéis são descartados.

Apesar de parecer prático, imprimir sem critérios aumenta os gastos e impacta o ambiente. Sendo assim, tente imprimir somente o estritamente necessário.

2 – Aproveite melhor as folhas

Sabe aquela pilha de documentos impressos que são só rascunhos de projetos ou contratos e que já não tem mais utilidade? Em vez de jogar tudo isso fora, por que não utilizar o verso dessas folhas para imprimir outros rascunhos ou coisas menos importantes de uso interno?

Dependendo do tipo de documento que estiver imprimindo, você pode inclusive já imprimir frente e verso. A maioria das impressoras e softwares de edição de texto oferecem essa opção.

Vale também combinar essa com a primeira dica e imprimir somente o que realmente precisar. Seguindo essas duas orientações, você imprimirá só o que for relevante e aproveitará melhor o papel, reduzindo custos e desperdício.

3 –  O modo rascunho é seu amigo

O modo rascunho está presente na maioria das impressoras. Esse recurso utiliza menos tinta mas reduz a resolução.

Por isso mesmo, é indicado para rascunhos: quando o mais importante é ter uma ideia de como ficará o documento do que ter fidelidade na imagem. O modo rascunho também é bastante útil quando o documento é inteiramente textual.

O modo rascunho pode ser definido tanto a partir do software que você está utilizando (Word, Excel, Power Point, etc) quanto a partir da tela de impressão (que varia de acordo com o fabricante da impressora).

4 – Ajuste o conteúdo ao papel 

Já aconteceu de você imprimir uma planilha e, devido ao tamanho, um pedaço dela sair em outra folha? Dependendo do número de linhas e colunas da sua planilha, isso é comum.

Existe, porém, a possibilidade de configurar a impressão para que toda a planilha seja redimensionada para caber em uma folha. Esse recurso deve ser usado com cuidado, pois dependendo do tamanho da sua planilha, a leitura ficará inviável.

Se você utiliza o Excel, marque a opção “ajustar planilha em uma página” no menu de impressão. 

De forma semelhante, vários slides de uma apresentação podem ser agrupados em uma mesma folha. O Power Point, por exemplo, permite que até 9 slides fiquem juntos em uma única folha.

Verifique a quantidade que oferece uma leitura confortável para sua apresentação e use esse recurso quando não for essencial ter cada slide em uma folha separada.

5 – Outsourcing de impressão

Se a empresa precisa fazer muitas impressões constantemente, a melhor forma de reduzir os custos e controlar os gastos é o outsourcing de impressão. Além de incluir a reposição de papel e tinta, a mensalidade contempla a manutenção e o suporte.

O outsourcing também melhora o gerenciamento das impressões, permitindo que você saiba exatamente o que está sendo impresso, a quantidade de impressões e por quais setores. 

Ficou interessado? 

Se sua empresa precisa de uma forma eficiente para reduzir custos com impressão e gerenciar melhor o que é impresso, o outsourcing é o serviço ideal.

Entre em contato com a AP Networks e conheça nossas opções em outsourcing de impressão. Atuamos há mais de 15 anos no mercado, em parceria com fabricantes renomadas.

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