Quando uma empresa que promove eventos precisa de equipamentos de informática, não há dúvida que a solução mais inteligente é o aluguel. Pela própria natureza transitória do evento, não faria muito sentido investir em máquinas que terão uso por tempo pré-determinado.

O que pode não ser tão óbvio, porém, é que a locação de computadores e outros equipamentos de informática também apresenta benefícios aos escritórios convencionais, com funcionários fixos. Achou a ideia incomum? Então veja, a seguir, como o aluguel se sai em uma disputa contra a compra numa série de quesitos:

Benefícios fiscais: quando você aluga, as prestações podem ser deduzidas como despesas operacionais (OPEX). É possível total abatimento na base de cálculo do Imposto de Renda para empresas com regime de tributação do Lucro Real.

Nas situações em que não é possível o abatimento, os impostos têm menor impacto, pois seu pagamento é distribuído durante o contrato, já incluídos em cada parcela.

Disponibilidade: na locação, você obtém os equipamentos de que necessita no momento que precisa. Se sua empresa teve uma demanda sazonal que justificou a contratação de profissionais temporários, por exemplo, você consegue mais máquinas sem burocracia, pagando somente pelo período que utilizar. Ao fim da demanda, basta devolver os equipamentos.

Atualização: Em termos de custo, é mais vantajoso substituir um computador após três anos de uso a  mantê-lo por longos períodos. Isso porque a economia com a compra de novos equipamentos é perdida pelo aumento nos custos de manutenção, suporte técnico e períodos de inatividade devido a falhas no hardware provocadas por sua rápida obsolescência.

Já nos contratos de locação, existe a opção de planos com renovação automática do parque de computadores. Assim, você garante que sua empresa trabalhe sempre com equipamentos atuais sem comprometer seu investimento.

Liquidez: Ao pagar a despesa da locação em prestações mensais, sua empresa preserva o capital circulante e as linhas de créditos para atividades que efetivamente produzem lucro, em vez de gastar com equipamento de rápida depreciação.

A locação não demanda grandes somas mensais, ao contrário da compra, que exige mobilização considerável de capital.

Flexibilidade: Pense no seguinte cenário: sua empresa passa por um momento de crescimento e compra 10 computadores para novas estações de trabalho. Posteriormente, há uma retração no mercado e esses novos postos precisam ser cortados. Nessa situação, haveria grande prejuízo com a aquisição das máquinas e dificuldade para seu descarte.

A locação reduz consideravelmente o impacto desse custo, já que haveria apenas o pagamento de um valor rescisório para a devolução dos computadores não mais necessários.

Manutenção: equipamentos eletrônicos estão sujeitos a eventuais falhas. Devido a essa característica, empresas de médio e grande porte costumam manter um setor inteiro responsável apenas por manutenção e reparos de pequenos erros. Na locação, você pode optar por máquinas de backup. Assim, os equipamentos defeituosos são imediatamente substituídos e você tem um computador extra para usar enquanto o outro está sendo consertado.

Além disso, a reposição de peças e manutenção das máquinas já estão embutidas no valor do aluguel, não representando despesa extra.

Com a locação, você ainda evita o tempo ocioso de espera no período em que o equipamento estaria sendo reparado.

Controle dos custos: alugar equipamentos de informática gera um único elemento a ser contabilizado pela sua empresa: o valor mensal, e fixo, do aluguel.

Enquanto na compra, há uma série de valores que muitas vezes são difíceis de mensurar e controlar: tempo de parada aguardando manutenção de um computador, compra de peças para reposição, contratação de serviços de assistência técnica, formatação do disco antes do descarte das máquinas devido aos dados sensíveis da empresa, sem falar na dificuldade (e não raro a impossibilidade) na venda/descarte desses ativos.

Pode-se concluir que, em diversos quesitos, a locação de equipamentos de informática mostra-se uma opção melhor que a compra: computadores depreciam muito rapidamente, acarretam custos frequentes com manutenção, comprometem o capital da empresa criam grande dificuldade para o descarte.

Essa alternativa é, muitas vezes, preterida pelas empresas por não ser tão popular ou difundida. Porém, é importante que você analise os aspectos abordados nesse artigo e perceba que, racionalmente, a locação faz mais sentido.

Estude os pontos positivos e negativos da locação em comparação com a compra e avalie se é hora de olhar os custos com equipamentos de informática da sua empresa de outra perspectiva.

Se você concordou com os argumentos que abordamos e se interessou pela opção da locação, entre em contato conosco. A AP Networks está no mercado há 10 anos e possui contratos flexíveis que, certamente, irão atender a sua empresa.