Quanto sua empresa gasta com impressão todos os meses? Dificilmente você conseguirá responder de pronto. Mesmo que consiga levantar notas relativas a compras de suprimentos (toner, papel) e despesas com manutenção das impressoras, existem custos escondidos no processo que dificilmente conseguirão ser mensurados.

Pense, por exemplo, nos gastos com instalação dos equipamentos, treinamento de pessoal, impressão de arquivos pessoais de funcionários (como trabalhos acadêmicos), impressões desnecessárias, uso de papel destinado à impressão para outros fins (anotações em reuniões), entre diversos custos ocultos que, colocados na ponta do lápis, podem ter um grande impacto.

Gerenciar internamente as impressoras da sua empresa traz empecilhos logo no curto prazo: como garantir que os equipamentos adquiridos são os ideais para sua demanda? Quaisquer alterações no volume de impressões podem deixar seu equipamento rapidamente inadequado, seja porque ficou sobrecarregado (acarretando manutenção precoce) ou subutilizado (gerando custo sem retorno).
Some a essa equação variáveis como: o aumento da demanda inevitavelmente provoca necessidade de manutenção mais frequente, para reduzir gastos, podem começar a ser utilizados suprimentos “compatíveis” não originais, fornecedores e peças de qualidade duvidosa. Além disso, as máquinas rapidamente ficam obsoletas, sem garantia de suporte a longo prazo.

O outsourcing de impressão surge como uma alternativa inteligente para sanar todos esses problemas. Você transfere a gestão de impressões para uma empresa especializada, que será responsável por todo o controle, suporte e monitoramento de necessidades, fazendo com que você ganhe em eficiência, produtividade e custo.

Veja as principais vantagens em utilizar o outsourcing de impressão na sua empresa:

1 – Você recebe o equipamento mais adequado às necessidades da sua empresa:
A empresa de outsourcing de impressão irá avaliar sua demanda, instalações da empresa, número de funcionários e departamentalização e irá oferecer os equipamentos que mais se adequem às suas necessidades.
Você recebe impressoras recomendadas por especialistas e tem a garantia de que elas atenderão plenamente sua empresa, além de poupar o tempo do setor de compras em pesquisa (que pode nem sempre encontrar os melhores resultados) e cotação de preços e fornecedores.

2- Manutenção especializada e suprimentos de qualidade:
O outsourcing de impressão trabalha com empresas especializadas e, em geral, autorizadas pelas próprias fabricantes de impressoras. Dessa forma, você tem a garantia de contar com manutenção de qualidade e suprimentos e peças originais.

3- Você sabe, antecipadamente, como será o serviço:
O serviço de outsourcing de impressão possui SLA (Service Level Agreement- ou Acordo de Nível de Serviço). Isso significa que o escopo do contrato deixará claro tudo o que está incluído no valor do aluguel. Será previsto o número de cópias, o valor de cada cópia, as condições e prazos para a manutenção, que deverão ser estritamente cumpridos, a maneira de abrir um chamado para atendimento e o prazo para realizá-lo, entre outros.
Assim, sua empresa elimina surpresas desagradáveis como um fornecedor com falta de peças ou que pode demorar para consertar sua máquina bem no momento que você mais precisa.
É possível também incluir equipamentos de backup no contrato, assim, você recebe uma impressora extra enquanto a sua está sendo consertada. Isso, é claro, evita pausas inconvenientes na produção.

4- Aumenta o controle sobre o que é impresso:
Usando um sistema de bilhetagem, é possível controlar tudo o que está sendo impresso. Quantidade de páginas, tipos de documento, quais setores estão imprimindo mais, quem está fazendo as impressões. Todas as informações são fornecidas por meio de relatórios pelos quais o gestor pode ter melhor controle sobre como a organização está fazendo uso dos equipamentos.

5- Aumenta a conscientização sobre o que é impresso, reduz custos e impressões desnecessárias:
Com informações detalhadas sobre o consumo de impressão em cada área e o custo dessas impressões, é possível avaliar o que é realmente necessário e reduzir custos com impressões inúteis.
Além disso, é possível obter relatórios de sustentabilidade, que indicam o número de árvores preservadas e o nível de emissão de CO2 evitado, aumentando a conscientização de todos na empresa.

6- Seus equipamentos não ficam obsoletos:
É sabido que equipamentos tecnológicos ficam rapidamente obsoletos. Com o outsourcing de impressão, você evita manter máquinas ultrapassadas no seu parque, que podem comprometer a competitividade da empresa.
Como demonstrado, são diversas as vantagens do outsourcing de impressão para sua empresa. Na AP Networks, temos a filosofia de prezar pela qualidade dos nossos serviços e criar relacionamentos de longo prazo. Por isso, além de tudo o que já foi citado neste artigo, criamos o Centro Integrado de Controle de Qualidade (fizemos uma matéria explicando detalhadamente o CICQ, clique aqui para ler OBS: colocar link para o post do CICQ).
Por meio desse serviço exclusivo, conseguimos monitorar seu parque em tempo real e nos antecipar na troca de toners e manutenção preventiva, por exemplo.
Quer conhecer melhor as vantagens que o outsourcing de impressão oferece para sua empresa e como os serviços da AP Networks podem ajudar a produtividade da sua organização? Entre em contato conosco. Vai ser muito bom iniciar mais uma parceria de sucesso com você.