Você já se perguntou quanto papel é consumido dentro da sua empresa e custo gerado por isso?
Notas fiscais, documentos, papelada para arquivar e aí já se foram mais algumas folhas de papel… Segundo estatísticas fornecidas pelo The World Count, em média, cada pessoa utiliza mais de 2 folhas de papel por hora, totalizando mais de 3500 folhas por ano.
Estima-se que 3% do lucro de uma empresa é gasto com papéis e impressão, sem contar o desperdício de impressões falhas e manutenção de equipamentos defeituosos.
Como calcular o gasto com o consumo de papel e impressões?
Engana-se quem pensa que o consumo de papel é o maior gasto associado a ele. O investimento em maquinário, tintas, toners e manutenção é bem maior do que os centavos gastos na compra do material. É importante calcular:
- Custos de impressão e cópia: Acrescente ao custo básico, os valores gastos com impressão e cópia, como: compra de tintas e toners, impressoras, instalação do equipamento e manutenção preventiva e corretiva.
- Desperdício e descarte de papel: Impressora é um equipamento que sempre dá problema, né? É importante calcular quanto papel é descartado simplesmente por ficar preso na máquina, ou por ter tido uma impressão falha, além daqueles que precisam ser descartados de forma rigorosa – ou melhor, destruídos – por conterem informações sensíveis e dados sigilosos.
Redução de custos: melhores práticas no uso do papel e impressão
Existem diversas estratégias para reduzir custos e minimizar o consumo de papel no ambiente de trabalho.
- Impressão frente e verso: parece óbvio, mas a verdade é que essa não é uma prática tão comum dentro das empresas. Imprimir nos dois lados da folha é uma estratégia simples e que impacta bastante no consumo do material.
- Controle de impressões: muitas impressões desnecessárias são realizadas por colaboradores. Atas de reunião, documentos que serão utilizados poucas vezes, anotações de rascunho. Sem contar aquelas impressões de cunho pessoal que muitos colaboradores realizam dentro da empresa. Tudo isso pode ser revisto com o auxílio de softwares de controle de usuários e impressão.
- Outsourcing de Impressão: você já conhece essa modalidade? Em resumo trata-se de uma terceirização das impressões dentro da sua empresa. Aluguel de impressoras, técnico que realiza as configurações de forma adequada, instalação de softwares de controle de impressões, são só alguns dos benefícios que esse tipo de serviço traz para o ambiente do escritório.
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