Imagine que você consiga encontrar um documento de 10 anos na sua empresa com a mesma rapidez e facilidade com que encontra um que foi produzido ontem. Imagine que isso seja possível independentemente do tamanho da sua empresa e da quantidade de arquivos produzidos. Agora pense que, além disso, seus documentos fiquem mais seguros e melhor preservados.

O cenário acima é possível graças ao sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e será uma prática cada vez mais presente no cotidiano das organizações. Inclusive na esfera pública, diversos órgãos do poder judiciário, só para citar um exemplo, já adotam o sistema de petição e tramitação de processos por meio eletrônico, utilizando o GED, por apresentar inúmeros benefícios relativos a tempo, armazenamento, organização, recuperação de documentos e eficiência.

Veja a seguir tudo o que você precisa saber sobre a Gestão Eletrônica de Documentos:

Seus documentos são digitalizados e podem ser pesquisados facilmente: por meio de scanners e aplicativos próprios do sistema GED, seus documentos são convertidos para o meio digital e, a partir daí, tornam-se pesquisáveis. É possível localizar um documento pelo seu número de ordem, data, ou qualquer outro campo específico que seja relevante para seu negócio, como: horário, nome do colaborador, matrícula, etc. Você especifica para a empresa responsável pela implantação do GED quais são os campos que precisa pesquisar e ela configura o software de acordo com sua necessidade.

Precisa encontrar um documento de cinco anos atrás, ou, mais especificamente, de um determinado dia, de um determinado mês há cinco anos? Sem problemas. Basta digitar as informações no campo de busca e, em segundos, o programa exibe todos os documentos que correspondem aos critérios selecionados.

Uma busca que poderia tomar dias de vários funcionários (dependendo do tamanho da empresa e volume de documentos), com grande possibilidade de resultar em tentativas frustradas, é realizada com toda a agilidade e simplicidade.

Reduz custos com espaço físico: ao longo dos anos de atividades da empresa, diversos documentos são produzidos e armazenados. Muitos precisam ser guardados por vários anos por questões legais e administrativa, como comprovantes de pagamentos e fichas dos colaboradores.

Com o tempo, esses arquivos vão tomando cada vez mais espaço e, inevitavelmente acabam sendo entulhados em pastas e arquivos, às vezes de modo desordenado, o que acaba dificultando sua localização posterior.

No GED, como todos os documentos são convertidos para o formato digital, você não precisa se preocupar com o espaço físico, nem com os custos relacionados a ele.

Reduz, drasticamente, a possibilidade de perda de arquivos: documentos físicos, em sua maioria utilizam como suporte o papel. Por sua vez, o papel deve ser acondicionado em condições ideais de temperatura e iluminação para evitar a deterioração do material. Raramente essas condições ideais serão seguidas.

Além disso, há sempre o risco de deterioração acidental, como traças, incêndio ou mesmo perdas acidentais de documentos (por simples desatenção ou durante um processo de mudança de endereço, por exemplo). Com o sistema GED, todos os seus arquivos ficam armazenados com segurança em servidores na nuvem e, logicamente, não sofrem desgaste físico.

Seus documentos podem ser acessados simultaneamente: em casos que diversos profissionais ou áreas precisem de um mesmo documento, não é preciso fazer requisições ou depender da liberação de alguém que esteja de pose do documento. Com o GED é possível que vários colaboradores tenham acesso ao mesmo arquivo ao mesmo tempo, dando mais agilidade às suas operações.

Otimiza o controle sobre o fluxo de trabalho: A Gestão Eletrônica de Documentos também compreende a gestão inteligente do fluxo de trabalho. Você pode configurar fluxos que sua empresa utiliza, por exemplo: em que setor o documento é criado, para onde ele é encaminhado em seguida, qual sequência ele segue até ser arquivado definitivamente?

A partir da definição dos fluxos de trabalho, é possível ser notificado quando um documento deve ser analisado por você, saber onde se encontra cada documento e em que etapa do processo ele está. Há mais controle sobre o fluxo de documentação na sua organização.

A tecnologia por trás do GED é complexa, mas sua utilização é extremamente simples: Basta colocar seus documentos em um scanner e apertar o botão de digitalização. Todo o restante é feito automaticamente. Os arquivos digitais são organizados e indexados de forma automática.

Você acessa seus documentos de onde estiver: com um celular, você tem todos os seus documentos na palma da mão. Precisa de um arquivo no meio de uma reunião, é só abrir o aplicativo e localizá-lo.

Você não corre o risco de perder documentos com valor probatório: se um cliente alega qualquer problema, como um serviço contratado e não prestado, e você não consegue localizar a nota fiscal ou outro tipo de comprovante, pode acabar arcando com prejuízos.
Pensando no campo trabalhista, por exemplo, a legislação diz que ações trabalhistas podem ser ajuizadas até dois anos após o fim do contrato de trabalho para reclamar direitos de até cinco anos anteriores, contados da data do ajuizamento. A probabilidade de localizar documentos tão antigos dentro do prazo de contestação da ação é bastante baixa. Usando o GED, você evita prejuízos por falta de documentos probatórios.

O sistema de Gestão Eletrônica de Documentos está mudando a forma como as empresas lidam com seus arquivos: na organização, produtividade, armazenamento, recuperação de informações, segurança dos dados entre outras vantagens.

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