Tem uma pergunta que gestores de TI raramente fazem antes de assinar um contrato de outsourcing de impressão: quanto custa, de verdade, ter impressoras na minha empresa hoje?
Não se trata do custo por página que aparece na proposta. O custo real inclui o tempo do analista de TI que parou o que estava fazendo para resolver uma fila travada. Inclui também o custo da área fiscal que ficou parada no fechamento porque a impressora multifuncional entrou em manutenção sem aviso. E inclui, ainda, o custo do documento que saiu duplicado, sem controle, sem rastreabilidade.
Esses números raramente aparecem em planilha. Por isso mesmo, a conversa sobre outsourcing de impressão em 2026 precisa começar de forma diferente.
O mercado que cresceu enquanto o olhar estava em outro lugar
O Brasil ocupa hoje uma posição relevante no outsourcing de impressão corporativo. Segundo a HP, cerca de 80% das impressoras vendidas para o segmento empresarial no país já saem integradas a contratos de outsourcing, proporção superior à dos Estados Unidos. Além disso, em 2025, o setor cresceu entre 20% e 25%, o dobro da média latino-americana.
Esse crescimento não foi acidente. Pelo contrário, ele reflete uma mudança de mentalidade nas empresas: a percepção de que manter frota própria de impressão é uma responsabilidade que consome recursos sem gerar retorno estratégico. No mesmo período, o mercado brasileiro de TI atingiu US$ 67,8 bilhões, crescendo 18,5% acima da média global, segundo estudo da ABES em parceria com a IDC. Como resultado, as empresas investiram mais em tecnologia. E quem investe mais em TI tende a rever o que faz sentido gerir internamente e o que faz sentido terceirizar.
Impressão está no segundo grupo. Para entender melhor esse movimento, vale ler nossa análise completa sobre o que é outsourcing de TI e como ele funciona na prática.
O que o custo por página esconde
O modelo de custo por página (CPP) é o ponto de partida da comparação entre fornecedores. Ele facilita a licitação, simplifica o orçamento e permite colocar duas propostas lado a lado na mesma planilha. No entanto, o problema é que ele mede insumo, não processo.
Empresas que gerenciam frotas de impressão sem contrato estruturado costumam ter entre 20% e 35% de impressão desnecessária: documentos que nunca foram lidos, relatórios duplicados, arquivos mal configurados que geram páginas em branco. Esse desperdício não aparece no CPP. Em vez disso, aparece na conta de energia, no consumo de toner e no lixo que sai da empresa sem que ninguém tenha questionado se precisava existir. Aprofundamos esse tema no artigo sobre desperdício de papel e como ele impacta o orçamento corporativo.
Há também o custo de TI que ninguém contabiliza. Chamados de impressão parecem pequenos quando analisados um por um: driver corrompido, impressora desaparecendo da rede, configuração que se perdeu na última atualização. Somados ao longo do ano, porém, esses chamados consomem dezenas de horas de profissionais que têm entregas muito mais estratégicas para fazer. Essa é exatamente a lógica por trás do conceito de TCO, o custo total de propriedade, uma métrica que todo gestor de TI deveria usar antes de decidir entre manter ou terceirizar.
Por fim, há o custo de conformidade. Com a LGPD em vigor e auditorias mais frequentes, saber o que foi impresso, quando e por quem deixou de ser detalhe administrativo. Quem não tem essa rastreabilidade não está apenas perdendo eficiência. Está exposto.
O que mudou em 2026 e por que isso importa para o CIO
Três movimentos simultâneos estão redefinindo o que se espera de um contrato de outsourcing de impressão neste momento.
Integração com o ecossistema digital. A impressora deixou de ser um periférico isolado. Hoje ela é um ponto dentro de um fluxo documental que envolve ERP, ECM, assinatura digital e arquivamento em nuvem. Por isso, o contrato que apenas entrega hardware e toner não resolve o problema do gestor de TI moderno. O que ele precisa é de um fluxo que não quebre, de um ambiente em que o documento percorra seu ciclo completo, do nascimento ao arquivamento, sem que ninguém precise interferir manualmente a cada etapa.
Visibilidade como pré-requisito. Com o trabalho híbrido consolidado e estruturas cada vez mais distribuídas, CIOs que gerenciam filiais, unidades regionais e ambientes heterogêneos precisam de visibilidade centralizada: quantas páginas foram impressas em cada unidade, qual equipamento está em alerta, qual é o custo real por centro de custo. Em consequência, o dashboard que entrega essa informação em tempo real deixou de ser diferencial e virou critério de seleção de fornecedor. O Portal APX da Apnetworks foi desenvolvido exatamente para isso: centralizar ativos, chamados, contratos e suprimentos em um único ambiente acessível pelo gestor a qualquer momento.
Sustentabilidade com evidência. O compromisso ESG deixou de ser declaração de missão e entrou nas planilhas de avaliação de fornecedores. Atualmente, RFPs de empresas médias e grandes passaram a incluir critérios ambientais: frota com consumo energético eficiente, toners com descarte responsável, relatório de pegada de carbono. Para quem quer entender como a Apnetworks aborda essa pauta na prática, o artigo sobre Carbon Free em TI detalha o programa e o que ele representa para empresas que precisam responder a critérios ESG. Além disso, o descarte correto de toners é outro ponto que muitas empresas ignoram até o primeiro problema com fiscalização ambiental.
Impressão e gestão documental: o problema de tratar as duas como coisas separadas
Durante muito tempo, impressão ficou com TI e documentos ficaram com o jurídico ou o administrativo. Essa separação sempre gerou ineficiência. Em 2026, no entanto, ela passa a gerar risco.
O documento impresso é o ponto em que um fluxo de informação se materializa. Quando esse fluxo não está estruturado, a impressão deixa de ser solução e passa a ser sintoma: aprovações por e-mail, versionamento por nome de arquivo, documentos salvos em desktop local. Como resultado, a impressora aparece no fim dessa cadeia e recebe a culpa de um problema que começou muito antes dela.
Por outro lado, empresas que tratam outsourcing de impressão como parte de uma estratégia integrada de gestão documental chegam a resultados que não aparecem nos contratos tradicionais. Entre eles, processos que fecham sem retrabalho porque o documento certo chegou na versão certa para a pessoa certa, rastreabilidade real para auditorias e redução de papel com propósito, já que o fluxo digital está maduro o suficiente para sustentar menos impressão onde ela não agrega valor.
O que os contratos que funcionam têm em comum
Depois de implementar projetos de outsourcing de impressão em empresas de diferentes portes e setores, alguns padrões se repetem nos contratos que realmente entregam resultado ao longo do tempo.
SLA diferenciado por criticidade. Não existe SLA único que faça sentido para toda a empresa. A impressora da área fiscal no fechamento do mês tem criticidade diferente da impressora da recepção. Portanto, o contrato que trata os dois casos com o mesmo prazo de atendimento está otimizando na média e falhando nos momentos que importam.
Relatório acionável, não apenas documental. Relatório mensal de volume que vai para a gaveta não é relatório. É cobertura contratual. O que o gestor precisa, na realidade, é de dado granular: consumo por centro de custo, comparativo entre unidades, alerta de uso atípico, tendência de consumo. Dado que vira decisão.
Política de impressão implementada, não sugerida. Print management com regras ativas significa impressão duplex como padrão, autenticação antes de liberar o documento e bloqueio de impressão colorida para funções que não precisam dela. Sendo assim, a política precisa ser configurada, treinada e monitorada. Fornecedor que entrega o equipamento e deixa a configuração para o cliente não entregou outsourcing: entregou locação. A parceria com a Epson é um exemplo concreto de como tecnologia e configuração andam juntas para gerar eficiência real no ambiente de impressão.
Flexibilidade contratual real. O ambiente corporativo muda: filial abre, equipe cresce, projeto termina. Por isso, o contrato que prevê expansão ou redução de frota sem multa abusiva respeita a realidade do negócio. Essa é uma das principais vantagens do modelo OPEX em relação à compra direta, tema que analisamos em detalhes no artigo sobre CAPEX x OPEX em TI e também no comparativo sobre por que alugar equipamentos de TI faz mais sentido do que comprar.
Por que o CIO precisa estar nessa conversa
Historicamente, outsourcing de impressão era decisão de compras: o financeiro aprovava, o administrativo assinava e TI ficava sabendo quando o equipamento chegava. Esse fluxo, porém, não funciona mais.
Quando impressão envolve integração com sistemas corporativos, conformidade com LGPD, continuidade operacional e visibilidade de dados, ela entra no escopo de governança de TI. Sendo assim, o CIO que delega essa decisão inteiramente para compras está delegando um risco que eventualmente aparece no seu relatório.
A conversa que o CIO precisa ter com o fornecedor não é sobre preço por página. É sobre arquitetura de solução: como esse contrato se conecta com a estratégia de transformação digital em curso? Como ele endereça os gaps de conformidade da última auditoria? Como ele se comporta quando a empresa abre duas filiais no próximo trimestre? Adicionalmente, para organizações no regime de Lucro Real, há a vantagem fiscal do OPEX: a dedução de 100% do valor das locações de IRPJ e CSLL, um benefício que afeta diretamente o resultado financeiro e que explicamos em detalhes no artigo sobre eficiência fiscal com outsourcing de TI.
Em suma, fornecedor que não tem resposta consistente para essas perguntas está vendendo commodity, não outsourcing.
Como a Apnetworks trabalha
Com 22 anos de atuação em outsourcing de equipamentos de TI, a Apnetworks entende que impressão não começa no equipamento. Antes disso, começa no mapeamento do fluxo documental do cliente.
Na prática, isso significa que, antes de definir qual equipamento vai para qual área, a equipe da Apnetworks entende como o documento nasce, por onde transita, quem aprova e onde é arquivado. A partir desse diagnóstico, a solução é desenhada, não retirada de catálogo. Se quiser conhecer em detalhe como funciona esse modelo, o artigo sobre o outsourcing de TI da Apnetworks cobre cada etapa do processo.
Além disso, todos os clientes têm acesso ao Portal APX, plataforma exclusiva da Apnetworks para gestão de ativos, chamados, contratos e suprimentos em tempo real. Da solicitação de toner ao rastreio de entrega, do histórico de chamados ao status de cada equipamento por unidade: visibilidade completa, disponível para o gestor a qualquer momento, sem precisar ligar para o fornecedor para saber o que está acontecendo na própria operação.
Os contratos são no modelo OPEX, o que significa que o investimento em impressão vira despesa operacional previsível. Para empresas no regime de Lucro Real, há ainda a possibilidade de dedução de 100% do valor das locações de IRPJ e CSLL, o que representa economia direta mês a mês.
Para ilustrar com casos reais: uma indústria de cosméticos que buscava estabilidade na impressão passou a contar com gestão remota de suprimentos, reposição de toner em até 5 dias úteis e SLA humanizado que liberou o time interno de TI para projetos de maior valor. Da mesma forma, uma distribuidora nacional que precisava abrir uma filial em tempo recorde recebeu os equipamentos prontos para uso desde o primeiro dia de operação.
Por fim, a Apnetworks também compensa parte das emissões de CO₂ geradas nas operações, com compromisso Carbon Free que se traduz em relatório concreto para clientes que precisam responder a critérios ESG.
Antes de renovar ou contratar
Se sua empresa está avaliando um novo contrato de outsourcing de impressão ou revisando o que está em vigor, algumas perguntas valem mais do que qualquer planilha de CPP.
Você sabe, hoje, quanto tempo da sua equipe de TI vai para chamados relacionados a impressão? Você tem visibilidade de consumo por departamento ou unidade? O seu contrato atual prevê integração com seus sistemas de gestão documental? Em caso de falha em equipamento de área crítica, qual é o SLA contratado e qual é o praticado? Por fim, você tem rastreabilidade de documentos impressos para fins de conformidade e auditoria?
Se mais de duas dessas perguntas ficaram sem resposta clara, o problema não está no preço por página. Está na arquitetura da solução.
A Apnetworks desenvolve projetos de outsourcing de TI para empresas que precisam de infraestrutura confiável e processos que funcionam. Fale com um dos nossos especialistas e descubra como uma abordagem integrada de impressão e gestão documental pode se encaixar na realidade da sua operação.
